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 OUTLOOK : sauvegarder les informations.

Votre ordinateur commence à ralentir. Le disque dur est surchargé. Il est temps de formater… ou tout simplement vous souhaitez archiver les messages reçus et envoyés dans un dossier, c’est facile avec Outlook et sa fonction importer / exporter du menu fichier. La fonction importer vous permet de récupérer des données existantes produites par d’autres programmes et que vous souhaitez intégrer dans Outlook. Il est possible d’utiliser plus d’une vingtaine de formats de fichiers englobant tous les types de programmes (messagerie, tableur, base de données, fichier texte). D’autre part, les informations sauvegardées dans des fichiers de dossiers personnels ( fichiers .pst propres à Outlook) peuvent être réintégrés dans Outlook au même titre que les éléments stockés dans le fichier archive. De même, vous pouvez exporter tous les éléments gérés dans Outlook si vous désirez les exploiter dans d’autres programmes. Pour pouvoir importer des données à partir de fichiers personnels .pst, il faudra auparavant les exporter. C’est d’ailleurs une façon plus sûre de constituer une sauvegarde d’un fichier par rapport à l’archivage qui déplace les données vers le fichier d’archive.

Passer de Outlook Express ver Outlook

Supposons que vous utilisiez Outlook Express pour vos correspondances et que vous souhaitiez passer à Outlook. Dans un pareil cas, vous pouvez facilement exporter vos données grâce à la commande  importer et exporter de ce dernier. Tous les éléments peuvent être importer en une seule opération.

dérouler le menu Fichier et cliquez sur la commande Importer et exporter. Dans l’assistant d’importation et d’exportation, sélectionner l’option Importer des messages et adresses Internet et cliquez sur Suivant.

Sélectionnez l’option Outlook Express 4.X,5 et cochez les éléments à importer.

Définissez les paramètres d’importation des adresses en spécifiant leur destination et le mode de gestion des doublons.

Cliquez sur le bouton Terminer. Le programme affiche un résumé à l’issue de l’opération d’importation. Cliquez alors sur le bouton Enregistrer dans la boîte de réception si vous désirez enregistrer le résumé en tant que message reçu.

Au cas où les règles de message ont été importées, le résumé précise qu’il est nécessaire de démarrer l’assistant de gestion des messages pour pouvoir activer ou modifier les règles et les filtres importés.

Dans ce cas, déroulez le menu Outils  et cliquez sur Assistant Gestion des messages.L’assistant  fonctionne à peu près de la même manière que la fenêtre règle de messages de Outlook Express mais propose des options supplémentaires comme l’exportation et l’importation de règles.

Exporter des données

Pour constituer une copie de sauvegarde d’un fichier de dossiers personnels ou exporter certains éléments de Microsoft Outlook vers une autre programme, utilisez la commande Importer et exporter et cliquez sur l’option exporter des données vers un fichier. Après avoir spécifié le type de fichier à créer, vous devez sélectionner le dossier à exporter et définir le nom du fichier qui contiendra les éléments exportés.

Ensuite, les options disponibles dépendent du choix du type de fichier : le fait de sélectionner l’option  Fichier de dossiers personnels (.pst) vous offre la possibilité de filtrer les éléments à exporter selon les conditions que vous aurez spécifiées et d’inclure les sous-dossiers du dossier sélectionné. Pour tout autre type de fichier, tous les éléments sont exportés mais vous avez le loisir de sélectionner les champs exportés et de définir l’ordre d’apparition de ces derniers dans le fichier créé.

 

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